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Conseguir escrever um e-mail formal em inglês pode gerar certas dúvidas quando você sentar para fazê-lo. Alguns podem tentar por meio da tradução de palavra por palavra, outros se arriscam querendo usar palavras muito rebuscadas, que torna o e-mail de difícil compreensão para o receptor. Ambos os métodos não são os corretos.

Como vimos destacando nos últimos posts, a língua franca – o inglês – é extremamente necessária para a realização de muitas atividades, principalmente as de âmbito empresarial, e todos contatos profissionais. Por esses e outros motivos, é importante saber se comunicar bem em inglês.

Tendo em vista essa dúvida, iremos te ajudar a escrever um e-mail formal em inglês no ambiente corporativo.

Assunto (Subject Line)

Na hora de escrever o assunto é essencial ser claro e objetivo. A gerente de desenvolvimento de cursos da rede de escolas CEL-LEP, Cristina Asperti diz: “A pessoa que receber o e-mail deve entender, antes mesmo de abrir a mensagem, sobre o que ele se trata. Quanto mais detalhado for, maior a chance do seu e-mail ser lido”.

·      Exemplo: Conference call on Q2 sales forecast tomorrow.

(Conferência via telefone sobre a previsão de vendas do segundo trimestre amanhã)

Saudações

Ao iniciar um e-mail formal em inglês comece com uma saudação para o destinatário.

Caso não saiba quem exatamente irá receber, você pode começar com uma saudação genérica.

·      Exemplo: Dear All

(Prezados/as)

Quando você sabe a quem se destina, e sabe o nome ou sobrenome utilize -Dear Mr./Ms…..

·      Exemplo: Dear Mr. Smith/Dear Ms. Smith

(Prezado senhor Smith/ Prezada senhora Smith)

Contudo, se você sabe a quem se destina, mas não sabe o nome ou sobrenome, use (Dear Madam/Sir.)

·      Exemplo: Dear Madam/Dear Sir.

(Prezada senhora/Prezado senhor)

Apresentação:

Quando se está escrevendo um e-mail formal, caso o destinatário não o conheça, apresente-se brevemente.

·      Exemplo: My name is Sandy Palmer. I got your e-mail address from Susie.

(Meu nome é Sandy Palmer. Eu consegui seu endereço de e-mail pela Susie.)

Introdução:

Após se apresentar, diga o motivo pelo qual você está escrevendo um e-mail.

·      Exemplo: I am writing because…  (Escrevo porque…)

I am writing about…   (Escrevo sobre…)

I am writing to enquire about… (Escrevo para perguntar sobre…)

As agreed, please find attached…  (Como combinado, segue no anexo…)

Encerramento

Após desenvolver o seu e-mail de acordo com o assunto tratado, escreva algumas considerações finais e faça um agradecimento ao destinatário pela leitura. Um e-mail formal em inglês sem um agradecimento pode parecer uma ordem e ser considerado rude.

·      Exemplo: I look forward to hearing from you. (Eu espero seu retorno/contato)

Thank you for your attention. (Obrigado pela sua atenção)

Please let me know if you need any extra information. (Por favor, me avise se você precisar de qualquer outra informação)

Despedida

Ao final do e-mail finalize com uma despedida ao destinatário de forma educada. Em seguida, inclua seu nome.

·      ExemploBest regards, Paul Sulivan. (Atenciosamente, Paul Sulivan)

Sincerely/Faithfully yours, Paul Sulivan. (Atenciosamente, Paul Sulivan) isso é usado quando é seu primeiro contato

Respectfully, Paul Sulivan. (Respeitosamente, Paul Sulivan)

Outras ações específicas:

Mostramos o passo a passo de como montar um e-mail formal em inglês, mas caso precise escrever alguma ação específica como, um pedido ou a recusa de um pedido, ensinamos a seguir.

·      Pedido

No caso do envio da mensagem com alguma solicitação, use as seguintes sentenças.

Exemplo: I would be grateful if you could send me…by the end of this week.

(Eu ficaria agradecido se você pudesse enviar para mim…até o final dessa semana)

I was wondering if you could send me the contract.

(Você poderia me enviar o contrato)

·      Recusar algum pedido

Para negar uma solicitação sem parecer rude, utilize o próximo exemplo

Exemplo: Unfortunately, I won’t be able to attend the conference.

(Infelizmente, não poderei estar comparecendo à conferencia).

Sempre fique atento a sua escrita. Como dito, no começo desse post, mantenha uma linguagem sempre clara e objetiva. Ao final, revise e releia o texto para certificar-se de que tudo está em ordem e que está compreensível para o destinatário.

Uma técnica que ajuda muito na revisão é imaginar-se como uma pessoa que não está ciente do que está acontecendo. Agora leia e veja se consegue entender o que o remetente está falando. Se conseguiu ler sem nenhuma dificuldade, a mensagem está clara e objetiva.

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